Pengelolaan Obat Dan Perbekalan Kesehatan Di Apotek

Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan yang dilakukan di Apotek sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku, meliputi: perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan pelayanan. Pengelolaan ini bertujuan untuk menjaga dan menjamin ketersediaan barang di apotek sehingga tidak terjadi kekosongan barang. Selain itu juga bertujuan untuk memperoleh barang yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang sanggup dipertanggungjawabkan dalam waktu tertentu secara efektif dan efisien, berdasarkan tata cara dan ketentuan yang berlaku.

Baca Juga:
Penjelasan Apotek Lengkap

1. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga dalam rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat. Dalam perencanaan pengadaan ini, ada empat metode yang sering digunakan yaitu:

  1. Metode epidemiologi yaitu berdasarkan teladan penyebaran penyakit dan teladan pengobatan penyakit yang terjadi dalam masyarakat sekitar.
  2. Metode konsumsi yaitu berdasarkan data pengeluaran barang periode lalu. Selanjutnya data tersebut dikelompokkan dalam kelompok fast moving (cepat beredar) maupun yang slow moving.
  3. Metode kombinasi yaitu gabungan dari metode epidemiologi dan metode konsumsi. Perencanaan pengadaan barang dibentuk berdasarkan teladan penyebaran penyakit dan melihat kebutuhan sediaan farmasi periode sebelumnya.
  4. Metode just in time  yaitu dilakukan dikala obat dibutuhkan dan obat yang tersedia di apotek dalam jumlah terbatas. Digunakan untuk obat-obat yang jarang digunakan atau diresepkan dan harganya mahal serta mempunyai waktu kadaluarsa yang pendek.

Di Apotek perencanaan pengadaan sediaan farmasi menyerupai obat-obatan dan alat kesehatan dilakukan dengan melaksanakan pengumpulan data obat-obatan yang akan dipesan. Data tersebut ditulis dalam buku defecta yaitu jikalau barang habis atau persediaan menipis berdasarkan jumlah barang yang tersedia pada bulan-bulan sebelumnya. Selain dengan memakai data di buku defecta, perencanaan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan berdasarkan analisis pareto (Sistem ABC) yang berisi daftar barang yang terjual yang menunjukkan donasi terhadap omzet, disusun berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi hingga yang terendah, dan disertai jumlah dan kuantitas barang yang terjual. Keuntungan dengan memakai analisis pareto yakni perputaran lebih cepat sehingga modal dan laba tidak terlalu usang berwujud barang, namun sanggup segera berwujud uang, mengurangi resiko penumpukan barang, mencegah terjadinya kekosongan barang yang bersifat fast moving dan meminimalisasikan penolakan resep.
Pengelompokan berdasarkan pareto di Apotek antara lain:

  • Pareto A: 20-25% total item mengasilkan 80% omzet
  • Pareto B: 25-40% total item menghasilkan 15% omzet
  • Pareto C: 50-60% total item menghasilkan 5% omzet

Pemesanan rutin dilakukan terhadap produk yang tergolong dalam pareto A dan B. Untuk produk yang termasuk ke dalam pareto C dilakukan pemesanan bila produk tersebut akan habis.

2. Pengadaan
Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek dilakukan oleh potongan unit pembelian yang mencakup pengadaan obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras tertentu, narkotika dan psikotropika, dan alat kesehatan.

Pengadaan perbekalan farmasi sanggup berasal dari beberapa sumber, yaitu:

1) Pengadaan Rutin
Merupakan cara pengadaan perbekalan farmasi yang paling utama. Pembelian rutin yaitu pembelian barang kepada para agen perbekalan farmasi untuk obat-obat yang kosong berdasarkan data dari buku defekta.

Pemesanan dilakukan dengan cara menciptakan Surat Pesanan (SP) dan dikirimkan ke masing-masing distributor/PBF yang sesuai dengan jenis barang yang dipesan. PBF akan mengirim barang-barang yang dipesan ke apotek beserta fakturnya sebagai bukti pembelian barang.

2) Pengadaan Mendesak (Cito)
Pengadaan mendesak dilakukan, apabila barang yang diminta tidak ada dalam persediaan serta untuk menghindari penolakan obat/resep. Pembelian barang sanggup dilakukan ke apotek lain yang terdekat sesuai dengan jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan tidak dilebihkan untuk stok di apotek.

3) Konsinyasi
Konsinyasi merupakan suatu bentuk kolaborasi antara Apotek dengan suatu perusahaan atau agen yang menitipkan produknya untuk dijual di apotek, contohnya alat kesehatan, obat-obat baru, perhiasan kesehatan, atau sediaan farmasi, dan perbekalan kesehatan yang gres beredar di pasaran. Setiap dua bulan sekali perusahaan yang menitipkan produknya akan menyelidiki produk yang dititipkan di apotek, hal ini bertujuan untuk mengetahui berapa jumlah produk yang terjual pada setiap dua bulannya. Pembayaran yang dilakukan oleh apotek sesuai jumlah barang yang laku. Apabila barang konsinyasi tidak laku, maka sanggup diretur/dikembalikan ke distributor/perusahaan yang menitipkan.

Apotek melaksanakan kegiatan pembelian hanya ke agen atau PBF resmi. Pemilihan pemasok didasarkan pada beberapa kriteria, antara lain legalitas PBF, kecepatan dalam mengirim barang pesanan, jangka waktu pembayaran, harga yang kompetitif dan untuk obat-obat golongan narkotika hanya sanggup dipesan ke PBF yang ditunjuk oleh pemerintah yaitu PBF Kimia Farma.

Baca Juga:
Pedagang Besar Farmasi

3. Penerimaan Perbekalan Farmasi
Penerimaan Barang Setelah dilakukan pemesanan maka perbekalan farmasi akan dikirim oleh PBF disertai dengan faktur. Barang yang tiba akan diterima dan dipriksa oleh petugas potongan penerimaan barang. Produsen penerimaan barang dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1) Pemeriksaan barang dan kelengkapannya

  • Alamat pengirim barang yang dituju.
  • Nama, kemasan dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai denganyang tertera pada surat pesanan dan faktur. Apabila terdapat ketidaksesuaian, petugas penerimaan akan mengembalikan atau menolak barang yang dikirim (retur) disertai nota pengembalian barang dari apotek.
  • Kualitas barang serta tanggal kadarluasa. Kadaluarsa tidak kurang dari satu tahun untuk obat biasa dan tiga bulan untuk vaksin.

2) Jika barang-barang tersebut dinyatakan diterima, maka petugas akan menunjukkan nomor urut pada faktur pengiriman barang, membubuhkan cap apotek dan menandatangani faktur orisinil sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Faktur orisinil selanjutnya dikembalikan, sebagai bukti pembelian dan satu lembar lainnya disimpan sebagai arsip apotek. Barang tersebut kemudian disimpan pada wadahnya masing-masing.

3) Salinan faktur dikumpulin setiap hari kemudian dicatat sebagai data arsip faktur dan barang yang diterima dicatatat sebagai data stok barang dalam komputer.

Jika barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat kerusakan fisik maka potongan pembelian atau menciptakan nota pengembalian barang (retur) dan mengembalikan barang tersebut ke distrbitor yang bersangkutan untuk kemudian ditukar dengan barang yang sesuai. Barang-barang yang tidak sesuai dengan faktur harus dikembalikan, hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya praktek penyalahgunaan obat yang dilakukan oleh pihak tertentu.

4. Penyimpanan
Perbekalan farmasi yang telah diterima kemudian disimpan didalam gudang obat secara alfabetis yang tersedia di apotek dengan sebelumnya mengisi kartu stok yang berisikan tanggal pemasukan obat, nomor dokumen, jumlah barang, sisa, nomor batch, tanggal kadaluarsa, dan paraf. Contoh kartu stok obat.

Penyimpanan barang di Apotek dilaksanakan berdasarkan sistem FIFO (first in first out) dan FEFO (first expired first out). Sistem FIFO (first in first out) yakni penyimpanan barang dimana barang yang tiba lebih dulu akan disimpan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang terakhir tiba ditaruh dibelakang, demikian seterusnya. Sistem FEFO (first expired first out) yakni penyimpanan barang dimana barang yang mendekati tanggal kadaluarsanya diletakkan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang tanggal kadaluarsanya masih usang diletakkan dibelakang, demikian seterusnya. Sistem ini digunakan supaya perputaran barang di apotek sanggup terpantau dengan baik sehingga meminimalkan banyaknya obat-obat yang mendekati tanggal kadaluarsanya berada di apotek.

Sistem penyimpanan obat di Apotek antara lain:

1) Berdasarkan golongan obat :

  1. Narkotika dan psikotropika di dalam lemari khusus dua pintu yang dilengkapi dengan kunci dan terletak melekat pada lemari besar dengan tujuan tidak sanggup dipindahkan sehingga sulit untuk dicuri.
  2. Obat bebas dan obat bebas terbatas disebut sebagai obat OTC (over the counter) disimpan di rak penyimpanan dan swalayan. Disimpankan berdasarkan kegunaannya. Penyusunan OTC digolongkan menjadi milk dan nutrision, medical cabinet, vitamin dan suplement, tradisional medicine, topical, tetes mata, beauty care, oral care, baby & child care, produk konsinyasi, food, snack & drink, feminine care.
  3. Obat keras disimpan di rak penyimpanan dan disusun alfabetis dan sesuai dengan imbas farmakologinya.

2) Bentuk sediaan
Obat disimpan berdasarkan bentuk sediaannya yaitu: Padat, Cair, semi solid, tetes mata, tetes hidung, tetes telinga, oral drop, Inhaler, aerosol, Suppositoria, ovula.

3) Obat Generik disimpan di dalam rak penyimpanan dengan label warna hijau, obat lainnya (paten) disimpan dengan label warna yang berbeda-beda berdasarkan imbas farmakologinya.

4) Efek farmakologinya
Berdasarkan imbas farmakologinya, penyimpanan obat dibagi menjadi :

  1. Antibiotik
  2. Kardiovaskular
  3. Sistem saraf pusat
  4. Endokrin
  5. Hormon
  6. Pencernaan
  7. Muskuloskeletal
  8. Pernafasan
  9. Anti alergi
  10. Kontrasepsi
  11. Vitamin dan suplemen

5) Berdasarkan sifat obat, terdapat obat yang disimpan dilemari es. Contohnya: insulin, suppositoria, ovula, dan obat yang mengandung Lactobacillus sp. Contoh : Lacto-B

6) Alat kesehatan disimpan dalam etalase akrab penyimpanan obat bebas.

7) Kosmetik, multivitamin, jamu, makanan, dan minuman di swalayan.

5. Pelayanan
Penjualan di Apotik mencakup penjualan tunai dan kredit. Penjualan tunai mencakup pelayanan berdasarkan resep dokter baik resep dari dokter yang melaksanakan praktek di Apotek maupun dokter praktek luar apotek, serta pelayanan non-resep yang terdiri dari pelayanan obat bebas, UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri), serta alat kesehatan.

Baca Juga:
Swamedikasi (Pengobatan Diri Sendiri)

A. Pelayanan obat tunai dengan resep dokter
Pelayanan obat dengan resep tunai dilakukan terhadap konsumen yang pribadi tiba ke apotek untuk menebus resep obat yang dibutuhkan dan dibayar secara tunai. Alur pelayanan resep tunai dengan klarifikasi sebagai berikut :

1) Penerimaan resep

  • Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep, meliputi: (1) Nama, alamat nomor SIP dan paraf/tanda tangan dokter penulis resep.(2) Nama obat, dosis, jumlah dan hukum pakai. (3) Nama pasien, umur, alamat, nomor telepon.
  • Pemberian nomor resep.
  • Penetapan harga.
  • Pemeriksaan ketersediaan obat.

2) Perjanjian dan pembayaran, meliputi:

  • Pengambilan obat semua atau sebagian.
  • Ada atau tidaknya penggantian obat atas persetujuan dokter/pasien.
  • Pembayaran.
  • Pembuatan kuitansi dan salinan resep (apabila diminta).

3) Penyiapan obat/peracikan, meliputi:

  • Penyiapan etiket atau penandaan obat dan kemasan.
  • Peracikan obat (hitung dosis/penimbangan, pencampuran, pengemasan).
  • Penyajian hasil final peracikan atau penyiapan obat.

4) Pemeriksaan akhir, mencakup :

  • Kesesuaian hasil penyajian atau peracikan dengan resep (nama obat, jenis, dosis, jumlah, hukum pakai, nama pasien, umur, alamat dan nomor telepon).
  • Kesesuaian antara salinan resep dengan resep asli.
  • Kebenaran kuitansi.

5) Penyerahan obat dan pertolongan informasi, meliputi:

  • Nama obat, kegunaan obat, takaran jumlah dan hukum pakai.
  • Cara penyimpanan.
  • Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya.

B. Pelayanan obat kredit dengan resep dokter
Alur pelayanan yang dilakukan hampir sama dengan pelayanan obat dengan resep tunai, perbedaanya yakni pada pelayanan ini tidak terdapat perincian harga obat dan penyerahan uang tunai dari pasien kepada apotek. Oleh alasannya yakni itu, pencatatan terhadap pelayanan obat dengan resep dokter secara kredit ini dipisahkan dengan pelayanan obat dengan resep dokter secara tunai. Struk resep kredit dan fotocopy resep disimpan dan disusun berdasarkan Nama Perusahaan atau Instansi yang bekerja sama dengan Apotek, yang selanjutnya dilakukan penagihan kepada perusahaan atau instansi yang bersangkutan.

Pelayanan resep kredit ini hanya diberikan kepada pasien yang merupakan karyawan atau anggota instansi/perusahaan yang menciptakan kesepakatan kolaborasi dengan Apotek Apotek. Untuk alur pelayanan resep kredit.

Tahap pelayanan resep kredit antara lain:

  1. Petugas akseptor resep mendapatkan resep dari pasien.
  2. Apoteker melaksanakan skrining resep 
  3. Resep diserahkan ke petugas peracikan untuk kemudian dilakukan penyiapan atau peracikan obat.
  4. Asisten Apoteker atau Apoteker menyelidiki kembali kesesuaian hasil penyiapan atau peracikan obat dengan resep (nama obat, bentuk, jenis, dosis, jumlah, hukum pakai, nama pasien).
  5. Apoteker menyerahkan obat kepada pasien dengan menunjukkan informasi mengenai dosis, cara pakai obat dan informasi lain yang diperlukan.
  6. Berkas copy resep dan surat keterangan instansi disimpan dan disusun berdasarkan Nama Perusahaan atau Instansi yang bekerja sama dengan Apotek.

C. Pelayanan obat non resep
Pelayanan obat tanpa resep merupakan pelayanan obat yang diberikan apotek kepada konsumen atas usul pribadi pasien atau tanpa resep dari dokter. Obat yang sanggup dilayani tanpa resep dokter mencakup obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras yang termasuk dalam Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA), obat tradisional, kosmetik, dan alat kesehatan.

Alur pelayanan UPDS sama menyerupai pelayanan terhadap obat bebas. Pasien UPDS harus mengisi blanko usul UPDS.

D. Pelayanan resep narkotik dan psikotropik
Pengertian narkotika berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 wacana Narkotika, yakni zat atau obat yang berasal dari flora atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang sanggup menimbulkan penurunan atau  perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi hingga menghilangkan rasa nyeri, dan sanggup menimbulkan ketergantungan, yang dibedakan ke dalam tiga golongan yaitu golongan I, II, dan III. Sedangkan pengertian psikotropika berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 wacana Psikotropika, yakni zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berguna psikoaktif melalui imbas selektif pada susunan saraf sentra yang menimbulkan perubahan khas pada acara mental dan perilaku.

Apotek hanya melayani resep narkotika dan psikotropika dari resep orisinil atau salinan resep yang dibentuk oleh Apotek sendiri yang belum diambil sama sekali atau gres diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. Pelayanan obat-obat narkotik berlaku untuk resep dari wilayah setempat atau resep dokter setempat. Pada resep yang mengandung narkotik harus dicantumkan tanggal, nama obat, yang digaris bawah merah, jumlah obat, nama dan alamat praktek dokter serta pasien.
Resep-resep dikumpulkan terpisah. Obat-obat narkotik dan psikotropik yang telah dikeluarkan, dilaporkan dalam laporan penggunaan narkotik dan psikotropika setiap bulan.

E. Pelayanan Swalayan Farmasi
Pelayanan swalayan farmasi mencakup penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang sanggup dibeli tanpa resep dari dokter menyerupai obat OTC (over the counter) baik obat bebas maupun bebas terbatas. Penjualan ini dikenal sebagai pelayanan HV (Hand Verkoop). Barang-barang yang dijual menyerupai : suplemen, vitamin, susu, perawatan kulit, perawatan rambut, kosmetik, herbal health care, alat kontrasepsi,  dan alat kesehatan.

Prosedur penjualan bebas yakni sebagai berikut:

  1. Petugas penjualan bebas menanyakan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diharapkan oleh pelanggan.
  2. Memeriksa ketersediaan barang dan menginformasikan harganya kepada pembeli. Bila pembeli oke maka pembeli pribadi membayar dan petugas akan memasukkan data pembelian ke dalam komputer dan mencetak struk pembayaran untuk diserahkan kepada pemebeli dan untuk arsip.